Ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/679 del 27 aprile 2016 (GDPR), forniamo agli interessati le informazioni sui trattamenti da noi eseguiti.
I – Titolare del Trattamento
La MDM S.r.l. è una società che opera da anni nel mondo dell’hotellerie di lusso, garantendo servizi di accoglienza all’insegna dell’eccellenza e della ricerca costante della massima qualità. Nell’esercizio delle sue attività, raccoglie alcune informazioni sui clienti e sui visitatori che entrano in contatto con la sua struttura.
Titolare del trattamento dei dati è la MDM S.r.l. (P.IVA 138903310051), in persona del suo legale rappresentante pro tempore, con sede in Via di Santa Chiara, 4 – 00186 Roma.
II – Tipologia di dati raccolti
La MDM S.r.l. raccoglie i Vostri dati personali per fornire i propri servizi, e tale raccolta avviene attraverso la volontaria comunicazione degli stessi al Vostro arrivo presso l’albergo, o tramite previa comunicazione telefonica/mail, oppure tramite navigazione sul sito della struttura e prenotazione delle camere, oppure ancora tramite piattaforme su internet che offrono servizi di prenotazione.
I dati che raccogliamo sono di varia natura, e comprendono tutte le informazioni necessarie per garantirvi il miglior servizio possibile. A tal fine richiediamo gli identificativi dei nostri visitatori, quali nome, cognome, indirizzo e CAP, oltre ad una copia del documento d’identità. Raccogliamo anche i Vostri dati di contatto, quali mail, telefono e fax, per poterVi contattare e/o rispondere ad ogni Vostra richiesta o necessità, nonchè i dati relativi al Vostro soggiorno (giorni di permanenza, tipologia di stanza, tariffa applicata) e di pagamento (numero della carta di credito, scadenza ed intestatario). Talvolta, secondo le Vostre specifiche esigenze, sarà possibile la raccolta di alcune categorie particolari di dati, solo a seguito di Vostro volontario conferimento (comunicazione di particolari intolleranze alimentari, o di disabilità motorie, ecc.). Presso la nostra struttura sono presenti videocamere di sorveglianza, pertanto potreste essere ripresi dal nostro sistema. Saranno inoltre raccolte tutte le informazioni che ci fornirete volontariamente durante il Vostro soggiorno (ad es. anniversari e occasioni speciali).
Durante la navigazione sul nostro sito o tramite il nostro Wi-Fi, potranno essere raccolti automaticamente alcuni dati tecnici, ad esempio l’indirizzo IP, il tipo di browser utilizzato per navigare, alcune informazioni sulle caratteristiche del device (pc, tablet o smartphone). Per maggiori informazioni, Vi preghiamo di consultare la nostra Cookie Policy.
III – Destinatari dei dati personali
La MDM S.r.l. affida alcuni servizi in out-sourcing a soggetti esterni alla sua organizzazione, per cui i Vostri dati potrebbero essere loro trasmessi. Per garantirVi la sicurezza e la riservatezza delle informazioni trasmesse, tali soggetti sono nominati Responsabili del Trattamento, ex art. 28 GDPR, e saranno tenuti a rispettare le istruzioni impartite dalla MDM S.r.l. per quanto attiene alle modalità, alle finalità ed alle misure di sicurezza applicabili al trattamento loro affidato. I responsabili gestiranno le prenotazioni per conto di MDM S.r.l., terranno la contabilità della stessa, offriranno servizi di web hosting ed archiviazione dei dati aziendali in server fisici ed in cloud. Al di fuori di questi casi, i dati non saranno comunicati, né concessi ad alcuno, salvo che vi sia consenso esplicito a condividere i dati con terze parti, o che ciò sia necessario per prestare il servizio richiesto dall’interessato o per adempiere a richieste dell’Autorità Giudiziaria o di Pubblica Sicurezza.
Presso la Direzione dell’hotel potrete richiedere la lista aggiornata dei Responsabili esterni del trattamento.
IV – Finalità del Trattamento
I dati da noi raccolti saranno utilizzati per differenti finalità, in primo luogo per adempiere all’obbligazione contrattuale assunta verso i clienti, quindi per fornirVi assistenza prima e dopo la prenotazione o rispondere alle domande che ci farete, elaborare il pagamento relativo al Vostro soggiorno e inviarVi la ricevuta, nonché accogliere le Vostre esigenze particolari e le richieste per personalizzare il Vostro soggiorno. Per garantire la sicurezza ed il monitoraggio della nostra struttura, sono state installate videocamere per cui potreste essere ripresi.
Trasmettiamo, per adempiere agli obblighi di legge in materia di pubblica sicurezza, gli identificativi dei clienti che alloggiano presso la nostra struttura alla Questura di Roma. A fini fiscali e contabili, conserviamo i dettagli di pagamento della Vostra permanenza.
Solo dietro Vostro esplicito consenso, utilizzeremo i dati raccolti per effettuare attività promozionali in linea con le preferenze da Voi espresse, conservare i Vostri dati al fine di accelerare le procedure di check in, nel caso di successivi accessi alla nostra struttura, nonché per trasmetterVi comunicazioni provenienti dall’esterno.
In alcuni casi, per fornirVi i servizi richiesti, chiederemo i Vostri dati personali. Se non ci fornite quanto richiesto, o ci vietate di raccogliere tali informazioni, potremmo non essere in grado di fornirVi i servizi richiesti.
V – Base giuridica del Trattamento
I trattamenti da noi effettuati sono giustificati dall’esecuzione di misure precontrattuali o contrattuali assunte nei confronti dei clienti, nonché per adempiere agli obblighi di legge a noi imposti in materia di pubblica sicurezza, giudiziaria e fiscale.
Qualora non ricada sotto tali basi, il trattamento è effettuato dietro Vostro volontario conferimento di dati, o previo Vostro esplicito consenso. In alcuni e limitati casi, il trattamento è effettuato sulla base dell’interesse legittimo del Titolare (quale ad es. le riprese di videosorveglianza o l’acquisizione dei dati della carta di credito).
Potremo inoltre trattare i Vostri dati per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria o ogniqualvolta le autorità giurisdizionali esercitino le loro funzioni giurisdizionali.
VI – Modalità del trattamento
I Vostri dati personali saranno trattati con strumenti cartacei ed elettronici e con modalità totalmente o parzialmente automatizzate. Specifiche misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati. Tali misure saranno di carattere tecnico, comprendenti ad esempio sistemi di backup, antivirus e firewall, ed organizzativo, consistenti nell’individuazione di soggetti interni a MDM S.r.l. autorizzati al trattamento e policy/mansionari disciplinari a cui gli stessi si dovranno attenere. Periodicamente saranno effettuate verifiche sull’efficacia delle procedure e dei protocolli di sicurezza.
VII – Trattamento dei dati sensibili
Qualora ci vengano da Voi spontaneamente forniti dati particolari (art. 9 GDPR), tali dati verranno trattati in modo tale da garantire la riservatezza, integrità, esattezza e la sicurezza delle informazioni ivi contenute.
VIII – Periodo di conservazione dei dati
Conserveremo i Vostri dati solo per il tempo necessario a fornire i prodotti e i servizi richiesti, a meno che non dovremo conservarli per periodi più lunghi in conseguenza di leggi, regolamenti, o per la risoluzione di contenziosi o accertamenti giudiziari. Qualora i Vostri dati non siano più necessari per esigenze legali o normative e la base giuridica del trattamento non sia basata su un consenso, MDM S.r.l. adotterà misure ragionevoli per distruggere tali dati o per renderli definitivamente non identificabili.
Qualora la base giuridica del trattamento sia il consenso o il conferimento volontario dei dati da parte Vostra, questi saranno conservati fino a revoca del consenso, e comunque non oltre 3 anni.
I dati personali sulla videosorveglianza saranno conservati per un periodo massimo di 48 ore.
Le email utilizzate per finalità commerciali, previo esplicito consenso, saranno inviate fino a quando l’interessato non eserciterà il diritto di cancellazione dalla newsletter esercitabile direttamente dall’email ricevuta.
IX – Diritti degli Interessati
In ogni momento potrete richiederci, con qualsiasi mezzo disponibile, la conferma dell’esistenza o meno di dati che Vi riguardano, e in caso affermativo il loro dettaglio; potrete richiederci l’origine di questi dati, le modalità e le finalità del loro trattamento; potrete richiedere la modifica e la cancellazione dei dati, che sarà estesa a carico di eventuali terzi cui siano stati trasmessi, nonché ricevere la notifica nei casi di cui all’art. 19 GDPR. Inoltre, potrete esercitare il diritto alla limitazione del trattamento, il diritto di opposizione e richiedere la portabilità dei dati. Per tutti i trattamenti basati sul Vostro consenso, potrete revocarlo in qualunque momento e senza alcuna formalità. In caso di “data breach”, sarà nostra cura avvisarVi senza ingiustificato ritardo. In quanto interessati, avete infine il diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo.
Per ulteriori informazioni, osservazioni o per esercitare i Vostri diritti, Vi preghiamo di contattare l’indirizzo mail privacy@tridentecollection.com.
X – Trasferimento dati a Paesi terzi
In nessun caso, salvo quanto previsto nella Cookie policy, i dati raccolti saranno trasmessi a Paesi terzi.
MDM S.r.l. assicura che il trasferimento dei Dati Personali verso Paesi terzi avverrà secondo le adeguate garanzie contemplate nel GDPR. I trasferimenti si baseranno alternativamente su una decisione di adeguatezza o sulle Standard Model Clauses approvate dalla Commissione Europea; in caso di trasferimenti verso gli USA, nel rispetto dei principi del Privacy Shield. Maggiori informazioni e delucidazioni in merito sono reperibili presso titolare del trattamento.
La presente privacy policy è aggiornata al giorno 20/03/2019, Roma